オフィス間のコミュニケーションロスをオンライン会議で解消

働き方
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オフィス間常時接続(バーチャルオフィス)とは

離れたオフィス間をテレビ会議で接続して大型モニターで表示し、あたかも同じオフィスのように見せる「オフィス間常時接続(バーチャルオフィス)」の需要が高まっています。
オフィス間常時接続とはオフィスや拠点間をオンライン会議で常時接続し、必要な時に気軽に声をかけたり、遠く離れた場所で働くメンバーの様子を確認できるなど、同じ空間で働いているようなオフィス環境を指します。

オフィス間常時接続はビジュアルコミュニケーションの利点を最大に活かせる方法の一つで、実際に導入してみると想像以上の効果があったという声をお客様よりいただきます。
ここではオフィス間常時接続の利点と導入のポイントをご紹介します。

VTVジャパン常時接続例
VTVジャパンの常時接続例(東京オフィス2拠点、大阪オフィス、テクニカルセンターを接続)

オフィス間常時接続導入のメリットと利用例

同じオフィス内にいるようにコミュニケーションが取れる

私たちは無意識のうちに視覚情報から判断をして、同じ空間にいる人とコミュニケーションをとっています。
例えば、

  • 相手の様子を見て話しかけるタイミングを伺う
  • 在席している確率から忙しさや連絡の取りやすさを把握する
  • 誰と誰がよく話しているかを見て、人間関係を把握する

など、視覚情報は思った以上にコミュニケーションに影響を与えます。
今、大丈夫そうだな、と思えたなら相談もしやすくなり、距離を気にすることなくよりよい関係を築くことができます。

海外勤務でもスムーズに仕事ができる

海外拠点の立ち上げなどで現地に派遣された場合、以下のような問題が想定されます。

  • 日本側との情報のやり取りがスムーズに行えずストレスがたまる
  • 正しい情報が伝わらず訂正する機会も少なく、ミスロスが起こる
  • 言葉の壁などがあり、現地スタッフとのコミュニケーションが難しく孤立する

常時接続で日本側のオフィスの様子が見える環境なら、現地スタッフの負担を心身共に軽減できます。

全社に一斉に情報が伝えられる

拠点をすべて常時接続しておくことで、手間をかけず意識することなく全社一斉に情報が共有できます。

  • 全社朝礼の実施
  • 社内サーバー停止の連絡などの業務連絡
  • BCP対策

特にBCP対策については震災で電話回線などの障害が起こる中、IPを利用したテレビ会議だけは問題なく接続できたケースが多かったようです。
2011年の東日本大震災の時は、VTVジャパンでも大阪オフィスに出張中だった代表との連絡や、今後の対策などの打ち合わせがスムーズに行えました。
弊社お客様では、仙台の支店と本社間で必要な救援物資の連絡に常時接続を利用された例があります。

オフィス間常時接続を導入する際のポイント

オフィス間常時接続を構築される場合、下記のポイントを押さえることをお勧めいたします。

できるだけ高精細な映像で大きく表示できるシステムやモニターを選定し、オフィスの全員が見える場所に設置する

相手の表情まで確認できるよう相手を大きく高精細に映し出すことで、同じオフィスにいる感覚が増し、コミュニケーション活性に役立ちます。

少人数拠点も参加させる

少人数拠点こそ、他の拠点とのコミュニケーション不足で情報が伝わっていないなどの問題を抱えているケースがあります。できれば全拠点を接続しましょう。

音声のON/OFFをスムーズにできるように構築する

オフィス内に設置しますので通常は音声を切っておきますが、全社に声をかける際に音声をONにする操作が面倒だと利用する人がいなくなります。
ボタン一つで音声をオンにできるようにして、話かけられたときには音声がきちんと聞こえるように設定します。

忘れずマイクをOFFにする、モニターの音量を下げないようにする、カメラの位置を変えないなど、設置状況によって利用ルールを定め、徹底する必要もあります。

用途や拠点数、ご予算に合わせた構築のご提案をさせていただきます。下記よりお問い合わせください。